La factura
identifica la realización de un contrato de compraventa o prestación de
servicios, en el cual se discrimina el contenido del contrato, el monto de la
transacción, las condiciones de pago, las personas que intervienen en la
operación.
Mediante
este documento se genera el traslado del dominio del bien o servicio transado,
sin que se haya perfeccionado en su totalidad ya que el pago se puede dar con
posterioridad a la facturación.
a) Estar denominada expresamente como factura
de venta.
b) Indicar apellidos y nombre o razón
social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
c) Indicar apellidos y nombre o razón
social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado (en
el título valor, esta anotación es de gran importancia porque indica quién es
el obligado al pago);
d) Llevar un número que corresponda a un sistema
de numeración consecutiva de facturas de venta.
e) Fecha de su expedición;
f) Descripción específica o genérica de
los artículos vendidos o servicios prestados;
g) Valor total de la operación;
h) El nombre o razón social y el NIT del impresor
de la factura.
i) Indicar la calidad de retenedor del
impuesto sobre las ventas.
Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los
literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través
de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de
carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de
facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión
efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de
impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma
consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para
su verificación y auditoría.
Esta factura, al tener el mismo valor legal que una factura ordinaria, también debe cumplir los mismos requisitos básicos. Por esta razón, la factura recapitulativa no solo debe mostrar el valor total de las ventas del mes, sino que debe hacer una breve descripción de todas las operaciones que está agrupando.
Con estas pautas, una factura recapitulativa agiliza y simplifica los procesos de facturación, pero siempre respetando la normativa vigente establecida por la ley.
TIPOS DE FACTURAS
La normativa vigente de facturación avala tres tipos de facturas, con sus debidos requerimientos y funciones. Es necesario conocer bien cada uno de estos tipos ya que podría resultarnos bastante útil.
FACTURA ORDINARIA
Es un documento que sirve para dejar constancia de una operación económica, ya sea esta una compraventa o la prestación de algún servicio. Este tipo de factura debe recoger toda la información necesaria sobre dicha operación.
Esta factura ordinaria, que se suele llamar simplemente factura, es la de uso más frecuente ya que los demás tipos de factura solo cumplen la función de enmendarla o agilizar su procedimiento. En otras palabras, las otras facturas siempre se emiten en función a esta.
FACTURA RECTIFICATIVA
Una factura rectificativa es un documento que detalla alguna corrección en la factura ordinaria o bien la devolución de la mercancía. Esta factura se debe emitir en caso que la factura original no cumpla con los requisitos establecidos por la ley vigente. Asimismo, también se debe emitir una factura rectificativa en caso que se produzca algún error con la mercancía, ya sean errores en el precio, descuentos, devoluciones, etc.
FACTURA RECAPITULATIVA
Una Factura recapitulativa ofrece la posibilidad de agrupar varias facturas emitidas hacia un mismo destinatario y dentro de un mismo mes. Pero para que este documento sea válido, es necesario anular dichas facturas.
Con estas pautas, una factura recapitulativa agiliza y simplifica los procesos de facturación, pero siempre respetando la normativa vigente establecida por la ley.
